Semplificare l’amministrazione della tua PMI è possibile!

Ti sei mai chiesto quanto tempo e denaro l’amministrazione ti impegna ogni settimana? L’amministrazione del personale, il pagamento tempestivo delle fatture, il follow-up clienti, o la manutenzione del database clienti… Prova a fare questo piccolo calcolo. Ti sei scoraggiato? Non ti preoccupare, non sei l’unico.

Se gestisci una PMI sai bene che un’amministrazione semplice e più efficiente, di fatto, alleggerisce il carico di lavoro e contribuisce a migliorare la soddisfazione del cliente e delle persone che lavorano in azienda.

Ognuno di noi vuole essere più produttivo nel proprio lavoro. Tuttavia, tendiamo a dimenticare che la mole di lavoro amministrativo che i dipendenti devono gestire ha un impatto diretto sulla loro produttività. Di fatto, una condizione importante per lavorare più efficientemente è ridurre il lavoro d’ufficio. In poche parole, meno lavoro hai da fare, più la qualità del tuo lavoro aumenterà. Quindi, piuttosto che aumentare il carico di lavoro di ogni dipendente, sarebbe auspicabile un miglioramento della qualità del lavoro di ognuno. Meglio avere più lavoratori ben motivati!

Ecco così un vademecum per aziende di piccole e medie dimensioni che aiuti a gestire il caos amministrativo. In questo senso, la digitalizzazione dell’amministrazione è la soluzione che fa per te.

Utilizza Un Buon CRM Per Organizzare I Tuoi Dati

Una delle cause principali di un’amministrazione lenta è la presenza di dati frammentati o in disordine. Reperire i dati è difficile, con cartelle sparse ovunque, si perde l’occasione di un contratto di vendita perchè i dati importanti spesso vanno a finire nel dimenticatoio…

Ecco perché la scelta di un buon CRM (ovvero la piattaforma di Gestione delle Relazioni con il Cliente) è fondamentale per la tua amministrazione. Il CRM, infatti, è uno strumento che ti permetterà di gestire tutti i dati da un’unica postazione. In altre parole, tutti i dati sui tuoi clienti, fornitori, fatture e vendite sono archiviati e gestiti in un unico sistema. In questo modo, non perderai mai nessun dato e condividerli con i tuoi colleghi sarà molto più semplice e (soprattutto) più veloce!

Usa Internet Per Inviare Preventivi E Fatture

Ogni giorno, in un’azienda si inviano una miriade di mail contententi file di diverso tipo: preventivi, fatture, solleciti di pagamento e chi più ne ha, più ne metta. Dover elaborare, modificare e inviare ognuno dei file manualmente può rivelarsi un lavoro lungo e complicato, in cui l’errore è sempre dietro l’angolo.

Ma come sempre in questi casi, internet viene in nostro soccorso! On line si possono firmare e pagare fatture in un attimo. Il pagamento è stato effettuato?  Ricevi subito una notifica ed invia un messaggio di ringraziamento. Così facendo, velocizzi l’intera operazione, dall’acquisto al pagamento.

Porta I File In Digitale

Quante volte capita che ci serve urgentemente un file che pensavamo di avere sotto mano e, proprio quando ne abbiamo bisogno, non lo troviamo più? Perso nei flussi di mail o nelle cartelle riempite alla rinfusa… Ogni società può benificiare dall’archiviazione di file online, in modo da poterli ritrovare facilmente, grazie alle tecnologie di cloud computing, di cui l’esempio più famoso è Google Drive. Lavorare con il digitale implica anche la digilitizzazione dei documenti in modo da garantirne l’accesso in qualunque posto e in qualsiasi momento.

Digitalizza L’amministrazione Del Personale

Hai mai pensato che molti aspetti dell’amministrazione del personale possono essere organizzati on line? Ogni mese, per esempio, vengono inviate le buste paghe. Passare alle HR digitali è una mossa astuta da parte degli imprenditori per avere una presa migliore sull’amministrazione e focalizzarsi più sui dettagli.

Ma non solo le buste paga, anche richiedere le ferie, congedi per malattia, aggiornare le informazioni dei dipendenti, registrare le ore di lavoro sono cose che si possono fare in digitale… I dipendenti fanno la richiesta per se stessi e, con un semplice click, il direttore può approvarla; anche questo avviene tutto su un’unica piattaforma. Un altro grande vantaggio di una gestione di questo tipo: le persone godranno anche di più autonomia e maggiori responsabilità.

In conclusione, un’amministrazione digitale organizzata e ben funzionante lavora con molta più efficienza. In più, offre un’esperienza più piacevole al cliente e garantisce una maggiore sicurezza dei suoi dati personali.

E tu sei pronto a digitalizzare l’intera amministrazione?

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