Perché falliscono i progetti?

Come funziona un buon project management? Perché gran parte dei progetti che si avviano nelle aziende non va a buon fine? Scopriamo quali sono i punti deboli che troppo spesso ne determinano il fallimento.

Può succedere, ad esempio, che un progetto non venga consegnato in tempo, che sfori il budget o che non raggiunga i risultati previsti. Molti di questi fallimenti possono essere attribuiti a una cattiva gestione del progetto. Oggi non vogliamo parlarvi di buone pratiche, ma di cosa può andare storto.

Il fallimento di un progetto produce inevitabilmente un impatto che può essere misurato in termini:

1. economici e temporali;
2. motivazionali;
3. di stress individuale ed organizzativo;
4. di distruzione del valore e della reputazione di impresa.

Mancanza Di Una Struttura Di Governance

Ogni progetto è a sè, ma il modello di governance di un progetto non può essere stabilito di volta in volta. Al contrario, è qualcosa che dovrebbe essere definito aziendalmente. Così facendo, ogni organizzazione dovrebbe individuare una metodologia di project management adatta alla sua operatività. Questo favorisce una standardizzazione dei processi, che sappiamo essere fondamentale per ottimizzare tempi e risorse in un’azienda.

Cattiva Comunicazione

Sembra banale, ma una comunicazione inefficace è la ragione principale per cui i progetti non raggiungono gli obiettivi prestabiliti o semplicemente falliscono. 

Le cause alla base di una cattiva comunicazione sono le più disparate: barriere linguistiche, aspetti dell’ambiente lavorativo, canali di comunicazione inadeguati. Le possibili conseguenze sono anch’esse svariate: aspettative diverse possono portare a delusioni, orgoglio ferito, eccessivo stress causato da mancanza di supervisione, richieste dell’ultimo minuto e lavoro affrettato. Una comunicazione sbagliata o lacunosa può riguardare tanto i processi interni all’azienda, tanto quelli esterni. Si pensi a quando i membri del team di progetto non dispongono delle informazioni necessarie allo svolgimento del loro lavoro, o quando gli altri stakeholders non vengono coinvolti attraverso un’attenta attività di reporting.

La definizione e soprattutto l’applicazione di un piano di comunicazione dettagliato sono pertanto funzionali a governare tutti gli aspetti comunicativi coinvolti in un progetto.

Mancanza Di Pianificazione

Quante volte abbiamo parlato della fondamentale importanza di pianificare? Forse non abbastanza! Programmare vuol dire prevedere; e prevedere ci aiuta a gestire ogni tipo di situazione.

Fallire nel definire adeguatamente l’ambito, le responsabilità e le scadenze di un progetto significa incappare a colpo sicuro in problemi più grossi in futuro. Senza un buon piano, si rischia di non aver abbastanza supporto, risorse e tempo a disposizione.

Per questo è opportuno procedere alle stime di progetto sia bottom-up che top-down: in modo da fare un confronto, per rivalutare eventualmente le previsioni fatte.

Di solito c’è una tendenza diffusa a considerare i rischi come eventi non prevedibili. Se è vero che non possiamo conoscere se e quando ci si presenterà un problema, è anche vero che possiamo comunque predisporre un piano di intervento da far entrare in azione per abbattere o ridurre l’impatto dell’insorgere di quel rischio.

La pianificazione da sola non basta! Per fare in modo che tutto proceda come pianificato, bisogna effettuare controlli continui e apportare le modifiche necessarie. Questo significa confrontarsi frequentemente con il team di lavoro e valutare insieme le situazioni.

Strumenti Inadeguati

Il project manager si trova a utilizzare molti strumenti diversi per tenere sotto controllo gli incarichi, i membri del team di lavoro, i prodotti e lo stato di avanzamento dei progetti. In questo campo, il Software che si utilizza per la gestione delle varie risorse gioca un ruolo fondamentale. Troppo spesso capita che questi strumenti non siano abbastanza flessibili per il tipo di progetto o che risultino troppo complessi.

Modifiche Nella Portata Del Progetto

Ogni modifica della portata di un progetto, ogni aggiunta rispetto al piano iniziale, per un’azienda, comporta tempo e quindi denaro. Quindi è fondamentale che a ogni richiesta di cambiamento (anche se apparentemente poco rilevante) corrisponda una modifica del budget e delle tempistiche.

Ora che abbiamo visto quali sono le principali cause di fallimento di un progetto, sarà più facile capire come evitare questi ostacoli. Affidati ad Aida e gestisci più facilmente le tue risorse! Provaci Subito…